Strona główna > Optymalizacja pracy > 5 podstawowych etapów usprawniania pracy w księgowości cz. 2. Czytanie i wprowadzanie papierowych faktur do programu księgowego

Wielu księgowych zadaje sobie pytanie: jak ułatwić odczytywanie tradycyjnych papierowych faktur i zwiększyć efektywność pracy? Odpowiedzią może być nowoczesna aplikacja pozwalająca na skanowanie i przesyłanie drogą elektroniczną dokumentów i faktur firmowych. Dzięki coraz bardziej nowoczesnym programom księgowi będą mogli już niedługo zrezygnować z prowadzenia papierowych ksiąg. Obowiązywać będzie elektroniczny system księgowy.

Prawidłowy obieg dokumentacji księgowej

Prawidłowy obieg  dokumentacji firmowej w każdej firmie jest bardzo istotny. Usprawnia on pracę i wpływa na efektywność wszystkich działań. Praca księgowych od wielu lat wygląda podobnie i polega na : wprowadzaniu danych z faktur do programu księgowego archiwizowaniu dokumentacji oraz  segregacji danych. Czy jest to efektowny, dobry sposób?

Często bez względu na stan finansowy firmy i jej kondycje księgowi wykonują tę samą pracę i czynności. System automatycznego wprowadzania faktur przyspieszył by wszelkie działania, „wyręczył” pracowników i usprawnił kodowanie danych. Wykonywane są wtedy tylko ważne czynności.

Na czym polega odczytywanie papierowych faktur?

Odczytywanie papierowych faktur związane jest ściśle z OCR (Optical Character Recognition). Obraz graficzny przetwarzany jest w plik testowy. Aplikacja nie tylko przetwarza grafikę w tekst, ale również pozwala na szybką analizę oraz interpretację danych.  Dobrym przykładem jest nowatorski program SaldeoSMART. Program zapamiętuje jedynie najważniejsze dane jak: aty wystawienia, dostawy, termin płatności, numer dokumentu, dane kontrahenta oraz podsumowanie faktury wg stawek VAT. Wszystkie te dane są przenoszone do programu księgowego. Aplikacja weryfikuje faktury polskie oraz angielskie, niemieckie, włoskie itd. Dzięki tej aplikacji biuro księgowe może analizować tysiące faktur każdego dnia – bardzo przyspiesza to pracę.

Nowoczesne technologie w firmie – wyższa efektywność pracy

Plusem nowoczesnych technologii do odczytywania faktur jest fakt, że nie wymagają one posiadania wyjątkowych kwalifikacji. Aplikacje może obsługiwać każdy pracownik firmy: kierownik, asystentka, sekretarka. Liczy się tylko chęć i dobra koordynacja pracy grupowej. Współpraca w firmie wpływa na efektywność działań.

Dlaczego ręczne przepisywanie faktur warto zastąpić profesjonalnym skanowaniem dokumentów?

Warto zastąpić ręczne przepisywanie faktur skanowanie dokumentów przez specjalną aplikację. Powodów do takiej zmiany jest bardzo wiele. Przede wszystkim skanowanie dokumentów jest dużo szybsze.  Jeden pracownik może skanować dokumenty dla kilku księgowych. W ciągu dnia przez nowoczesne skanery i aplikacje może przeskanować nawet 2000 -5000 dokumentów. Księgowy jest odpowiedzialny za pracę na której naprawdę się zna. Dokumenty są błyskawicznie skanowane i segregowane.

Skanowanie dokumentów przyspiesza pracę, pozwala na obsługę większej ilości firm – szybko i  profesjonalnie.