Strona główna > Optymalizacja pracy > 5 podstawowych etapów usprawniania pracy w księgowości cz.1. Odpowiednie planowanie i podział zadań.

Każdy właściciel biura rachunkowego lub kancelarii doradztwa prawnego,  który chce troszczyć się o prawidłowe funkcjonowanie swojej firmy zadaje sobie pytanie:  jak planować i podzielić zadania, by przynosiły spodziewany efekt?

Cztery podstawowe etapy pracy z dokumentami to:

- segregowanie dokumentacji i przenoszenie najważniejszych danych do programu księgowego

- dekretacja dokumentacji

-  księgowanie wszystkich transakcji

- segregowanie i archiwizowanie dokumentów źródłowych

Dzielenie pracy sposobem na uniknięcie chaosu

Chaos w podczas wykonywania zadań może znacząco  opóźniać i spowalniać cały proces pracy. Przed podjęciem jakichkolwiek działań  warto przydzielić zadania osobom, które biorą udział w danej realizacji. Wtedy każdy skupia się na swoim zadaniu, jest za nie odpowiedzialny. Rozsądny podział obowiązków unikamy niepotrzebnych nieporozumień oraz osiągamy szybciej efekt końcowy.

Podział pracy ma ogromne znaczenie. Wpływa na wydajność, efekt końcowy. Dzięki uregulowanej działalności i odpowiedniemu planowaniu firma ma też lepszy kontakt z klientem.  Znawcy branży potwierdzają – „spójność w dokumentach przyspiesza wykonanie czynności księgowych nawet o 50%.

Wybór odpowiedniego modelu pracy – gwarancją sukcesu

Istnieją dwa podstawowe modele pracy w księgowości

- „od A do Z” – jedna osoba jest odpowiedzialna na wszystkie procesy księgowania

- „podział ról” -  dwie osoby wykonują zlecenie – jedna wprowadza dokumenty, a druga księguje.

Model „od A do Z”:

Jeden księgowy jest odpowiedzialny za daną spółkę lud oddział. Obsługuje  on kilka firm. Podstawową zaletą tego modelu jest udział jednej osoby w całym procesie księgowym – od chwili przyjęcia dokumentów, aż po ich archiwizacje.

Główna wada tego modelu to fakt, że księgowy (osoba z odpowiednimi kwalifikacjami) musi wykonywać prace i czynności niezgodne z jego wykształceniem. Cała odpowiedzialność za proces księgowania „spada” na jedną osobę.

Model – „podział ról”

Zaletą są jasno sprecyzowane zakresy obowiązków. Księgowy odpowiada za dekretacje i księgowanie. Inny pracownik odpowiada za wprowadzanie danych do systemu.  Specjalizacja przedmiotowa w omawianym modelu przyspiesza wszystkie prace.

Podział obowiązków wpływa na efektywność i wydajność pracy. Każda osoba zajmuje się odpowiednimi czynnościami. Wykonuje to na czym zna się najlepiej.