Strona główna > Optymalizacja pracy > 5 podstawowych etapów usprawniania pracy w księgowości cz. 2. Dobry kontakt Księgowego i Klienta

Typy komunikacji między księgowym a klientem

Na temat komunikacji między klientem, a zleceniodawcą napisano już bardzo wiele wątpliwości. Nie ulega wątpliwości, że dobra komunikacja to podstawa przy realizacji każdej transakcji. W branży księgowej dobry kontakt na linii klient – księgowy to priorytet.  Odbiorca musi być na bieżąco informowany o postępach pracy, informacje muszą do niego dochodzić regularnie i na czas.  Wszystkie informacje, które uzyskuje klient muszą być przekazane prostym oraz zrozumiałym językiem. Przekaz musi być jasny i przejrzysty.  Wszelkie zakłócenia w komunikacji mogą prowadzić do nieporozumień. Mogą też spowalniać pracę i wpływać negatywnie na jej efektywność.  O dobrą komunikacje muszą dbać obie strony – klient oraz księgowy.

Księgowy informuje klienta o:

-finansowych wynikach firmy

-  wysokości podatków i składek ZUS do uregulowania

- pełnej liście płac pracowników

- konieczności dosłania ważnych dokumentów

- bilansach, rachunkach firmowych

Klient (firma) kontaktuje się z księgowym w następujących sprawach:

- dosłaniu dokumentacji księgowych do rozliczenia

- dosłaniu dokumentacji związanych  kadrami firmy (wnioski urlopowe, zwolnienia lekarskie)

-  pytań dotyczących księgowej strony prowadzenia działalności

Jeśli chcemy ułatwić kontakt z klientem musimy w początkowej fazie komunikacji jasno ustalić sposób kontaktu i jego formę. Ważne, aby kontakt był  szybki i automatyczny.

Jakie błędy popełniają księgowi podczas komunikacji z klientem?

Kontakt z klientem nie wymaga dodatkowych umiejętności i ustaleń? Nie prawda. Wbrew pozorom w procesie komunikacji można popełnić bardzo wiele błędów, które mają negatywny wpływ na jakość współpracy między stronami.

Najczęściej błędy pojawiają się podczas automatyzacji procedur przekazywania informacji księgowych. Pozornie regularnie księgowy wysyła co miesiąc te same wiadomości mailowe związane z płatnościami ZUS i innymi ważnymi obowiązkami płatniczymi. Wysłanie maila informacyjnego wydaje się prostą czynnością – czasem jednak zajmuje nawet 1-2 dni. Warto korzystać z aplikacji typu Saldeo, które usprawniają przesyłanie ważnych informacji.

Problemem jest też późna reakcja klienta. Przesyła on dokumenty na ostatnią chwilę. Powoduje to duże opóźnienia w księgowaniu i wszystkich czynnościach. Również poprzez aplikację Saldeo klient może na bieżąco archiwizować dokumenty firmowe. Automatyczna archiwizacja przyspiesza i ułatwia realizację obowiązków wobec księgowego.

Dobra komunikacja = owocna współpraca

Odpowiednie narzędzia  i aplikacje do komunikacji z klientem są niezbędne  szczególnie przy współpracy długofalowej. Biura rachunkowe, które korzystają ze specjalnych platform do kontaktu z klientami – cieszą się zaufaniem wielu firm i klientów. Kontakt na linii  klient – księgowy co miesiąc opiera się niekiedy na bardzo podobnych czynnościach i schematach. Odpowiednia automatyzacja komunikacji wpływa na efektywność wszystkich prac.